Support

Op deze pagina informeren wij u over de werkwijze van de inhuurdesk en geven wij antwoord op veelgestelde vragen. Indien u direct contact wilt met de inhuurdesk, dan vindt u aan de rechterkant onze contactgegevens.

Handleidingen

Betaalkalender

Uren, facturen en uitbetalen

Via de Inhuurdesk wordt maandelijks gefactureerd aan de opdrachtgevers. Alleen opdrachten waarvan de uren van de gehele week of maand zijn goedgekeurd worden gefactureerd. Om te zorgen dat de leveranciers tijdig worden uitbetaald zijn de volgende stappen nodig.

A) Zorg ervoor dat voor aanvang van de opdracht alle gegevens compleet zijn:

  • 1. Opdracht accepteren; de manager en leverancier moeten beiden de opdracht in het systeem accepteren.
  • 2. Digitaal dossier; de leverancier moet tijdig de gevraagde documenten accepteren en uploaden. Als het dossier niet compleet is kunnen er geen uren worden geregistreerd.
  • 3. Leveranciersgegevens; voor opstellen van de facturen dienen alle noodzakelijke gegevens zijn ingevuld (facturatie,- en bankgegevens).

B) Zorg voor tijdige urenregistratie en accordering
Als de opdracht is begonnen moeten de uren worden geregistreerd en goedgekeurd, voordat er een factuur kan worden opgemaakt. Om zorg te dragen voor tijdige uitbetaling is het van belang dat de betrokkenen zich houden aan de aangegeven betaalkalender voor de volgende stappen:

  • 1. Registreren uren; als flexkracht of leverancier bent u verantwoordelijk dat u de uren tijdig en wekelijks online registreert. Dit moet zo snel mogelijk na afsluiting van de week worden gedaan (uiterlijk de maandag na afsluiting van de week).
  • 2. Accorderen van de uren; de manager is verantwoordelijk voor het tijdig accorderen van de uren.

Voor de opdrachten waarvan alle uren voor de betreffende maand zijn goedgekeurd, zet de Inhuurdesk de facturen klaar. De uren zullen dan de status verwerkt krijgen. De leverancier moet de factuur controleren en voor de koppeling met zijn administratie een eigen factuurnummer invoeren.

Betaalkalender Payroll Medewerkers

Hoe werkt de inhuurdesk?

De Inhuurdesk biedt iedere leverancier gelijke kansen op het verkrijgen van een opdracht, die door de Inhuurdesk UPC wordt gepubliceerd. Via het (digitale) inschrijfformulier kunt u zich (als gegadigde) inschrijven voor de Inhuurdesk UPC. U geeft hierbij aan voor welke vakgebieden (segmenten) u de aanvragen wilt ontvangen. Na bevestiging van uw account ontvangt u per e-mail nieuwe aanvragen. Na inloggen vindt u een uitgebreide omschrijving van de aanvraag, de gunningscriteria en de procedure. Bij interesse kunt u een aanbieding doen. Uw aanbieding wordt door de Inhuurdesk UPC beoordeeld. U ontvangt per e-mail een afwijzing of een uitnodiging voor een kennismaking.

Waar kan ik vragen stellen over de procedure/opdracht?

Bij iedere aanvraag heeft u de mogelijkheid om vragen te stellen. Dit doet u digitaal of telefonisch. De antwoorden op alle gestelde vragen worden per aanvraag gepubliceerd van de Inhuurdesk. Op deze manier kunnen wij garanderen dat iedere leverancier toegang heeft tot dezelfde informatie. Een aantal dagen na publicatie van de aanvraag wordt de mogelijkheid tot het stellen van vragen gesloten. De exacte sluitingsdatum voor het stellen van vragen vindt u in de aanvraag. Na deze datum is het niet meer mogelijk om vragen te stellen.

Ik heb mijn offerte niet op tijd kunnen indienen, wat kan ik doen?

Indien de termijn voor het aanbieden van kandidaten is verstreken, kunt u geen aanbiedingen meer doen. Wij kunnen hier helaas geen uitzondering op maken.

Wanneer krijg ik een reactie op de door mij ingediende offerte?

Bij de opdrachtinformatie in de aanvraag treft u een planning met daarin de verwachte datum van de terugkoppeling. Wij stellen u via e-mail op de hoogte van de gunning of afwijzing.

Wat gebeurt er na gunning?

Na gunning wordt de opdracht in de digitale omgeving van de Inhuurdesk ingevoerd. U dient de opdracht online te accepteren en eventuele vereiste documenten te uploaden en/of voorwaarden te accepteren. Na acceptatie kunt u opdrachturen registreren. Dat gebeurt in de digitale omgeving van de Inhuurdesk.

Hoe vraag ik mijn Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan?

Voor sommige functies is het bij UPC Nederland vereist om een VOG aan te vragen. Dit wordt in de aanvraag bekend gemaakt. Na gunning dient u een (ingevuld) aanvraagformulier bij uw leidinggevende (of direct bij de afdeling P&O) op te vragen. Met dit aanvraagformulier kunt u bij uw eigen gemeente een VOG aanvragen. Voor de aanvraagprocedure bij uw eigen gemeente dient u rekening te houden met een periode van 4 tot 6 weken. Indien 6 weken na aanvang van de opdracht geen VOG is overlegd aan de inhuurdesk, wordt de betaling van nieuwe facturen uitgesteld en is de Inhuurdesk UPC gerechtigd de opdrachtovereenkomst te beëindigen.

Klachtenprocedure

Een klacht?
De Inhuurdesk wordt beheerd door Staffing Management Services. Staffing MS ondersteunt diverse organisaties bij de inhuur van flexibele arbeid. Hierbij worden jaarlijks zo’n 2000 professionals over het platform van Staffing MS ingehuurd. De medewerkers van Staffing MS doen dit met kennis van zaken, vol enthousiasme en volgens afspraak met de opdrachtgever. Een goede dienstverlening staat voorop. Staffing MS streeft naar een optimale klanttevredenheid van opdrachtgever, interim professionals en leverancier. Er kunnen echter situaties ontstaan waarin u ontevreden bent over de dienstverlening.

Vragen en problemen
Een eerste stap bij vragen en probleem is contact opnemen met onze afdeling support. De support afdeling is er om opdrachtgever, interim professionals en leveranciers te ondersteunen bij het gehele inhuurproces van aanvraag t/m uitbetaling. Uw vraag of probleem wordt in ons ticketsysteem geregistreerd en vervolgens opgelost. Indien uw vraag of probleem niet adequaat is afgehandeld, kunt u gebruikt maken van onze klachtenprocedure.

Hoe dient u een klacht in?
U kunt uw klacht schriftelijk of per e-mail (klacht@staffingms.com) indienen bij:
Kwaliteitsmanager van Staffing Management Services
Postbus 61216, 3002 HE Rotterdam
Er wordt binnen 2 werkdagen door de kwaliteitsmanager een ontvangstbevestiging van de klacht gestuurd. De ontvangstbevestiging bevat naast de geregistreerde klacht ook de informatie over de wijze van afhandeling.

De gang van zaken na ontvangst van uw klacht
In eerste instantie wordt de leidinggevende van de afdeling support betrokken voor het in behandeling nemen van de klacht. Deze neemt zo snel mogelijk contact op met de indiener van de klacht om tot een gepaste oplossing te komen. Staffing MS streeft ernaar om de klacht binnen twee weken na ontvangst te hebben afgehandeld. Als u bezwaar heeft tegen de wijze waarop de leidinggevende de klacht heeft afgehandeld, kunt u alsnog contact opnemen met de kwaliteitsmanager.